Getting Things Done, a cóż to takiego?

Mamy takie czasy, że prawie wszyscy którzy pracują tworząc w swojej pracy projekty (rozbudowane czasowo i zespołowo) , choć trochę orientują się czym jest Getting Things Done (GTD). Być może w firmie której pracujesz, już dawno temu zostałeś wysłany na szkolenie lub wykład o zarządzaniu czasem czy zadaniami. Także praca geodety daje możliwości na zastosowanie metody GTD.

Dzieje się tak ponieważ zarządzanie zadaniami w pracy w sposób produktywny i wydajny jest dziś niezbędne abyś ty lub zespół w którym pracujesz w efektywny sposób realizował postawione cele.

Jeśli jeszcze jednak nic o tym nie słyszałeś, zapraszam do mojego dzisiejszego wpisu. Może akurat ty potrzebujesz wprowadzić w swojej pracy organizację spraw do zrobienia, aby usprawnić swoje działania?

Pokażę ci jak możesz wykorzystać zasady GTD w organizacji zadań. W części pierwszej o GTD zaznajomimy się skąd się wziął ten system i jego główne założenia.

David Allen – długa droga do guru produktywności (trochę historii 😉 )

Twórca GTD, David Allen, po latach pracy z korporacjami na rynku amerykańskim, dopiero w 2001 roku opublikował swoją pierwszą książkę „Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity„. Pozycja ta do tej pory sprzedała się w 1.6 miliona egzemplarzy na całym świecie. Przetłumaczona jest na ponad trzydzieści języków.

Zanim jednak Allen stał się guru efektywności, przed wydaniem swoich książek i przed firmą która oferuje w tej chwili produkty i szkolenia, które wyrosły na GTD, był osobą która nie do końca widziała co dokładnie ma robić. Sam w wywiadach wspomina, że przed 35 rokiem życia naliczył 35 różnych zajęć które wykonywał – od instruktora karate, agenta podróży, sprzedawcę witamin czy ogrodnika.

Ciężki czas i odnalezienie celu

Gdy był studentem, jego zainteresowania szły w kierunku filozofii i historii. Porzucił jednak świat akademicki, pociągał do świat duchowy i rozwój samoświadomości. Jego poszukiwania jednak nie przynosiły wymiernych rezultatów. Przynajmniej w sferze codzienności. Przez wybór złej ścieżki i znajomych miał okres w swoim życiu, kiedy znalazł się na ulicy bez centa przy duszy. Zażywał kokainę i staczał się na dno. Wyczerpany mentalnie a także fizycznie trafił na terapię w szpitalu psychiatrycznym. Po krótkim pobycie usiłował poskładać swoje życie i szukał pracy.

New Age i szkolenia w korporacjach

Szukanie sposobu na zarobek, a także jego dążenia duchowe, postawiły mu na drodze Rogera Hinkinsa. Był on charyzmatycznym założycielem kościoła Movement of Spiritual Inner Awareness, którego Allen do tej pory jest członkiem. Kościół ten ma wiele elementów New Age, za co Allen otrzymał nie raz krytykę. Hinkins na fali barwnej kontrkultury jaka panowała pod koniec lat 70-tych w USA, wymyślił szkolenia Insight Seminars. Były to seminaria dla pracowników korporacji amerykańskich, zsekularyzowane pod kątem formy, ale wynikające ze środowiska szukającego poszerzania świadomości. Ich uczestnicy mieli dowiadywać się różnych sposobów na samorozwój.

Co ciekawe, do połowy lat 80-tych rynek tego typu szkoleń w USA był zdominowany przez podobne quasi-religijne organizacje, które funkcjonowały pod szyldem poprawy potencjału ludzkiego. Mając doświadczenie w pracy poszerzającej postrzeganie ludzkie, proponowały one komercyjne szkolenia, przystosowane do wymogów pracy kadry kierowniczej i ich zespołów.

David Allen został trenerem Insight, a w 1983r. zagościł w Lockheed (koncern zbrojeniowy w USA). Od tamtej pory zaczął specjalizować się w poprawianiu produktywności i funkcjonowania wielu firm. Zaczerpnięte z filozofii New Age idee, jak np. zaufanie intuicji, karma, prawo przyciągania, zostały zamienione na racjonalne praktyki dla poprawiania pracy w korporacjach.

Tak właśnie kształtowało się GTD. Swoje doświadczenie poparte pracą nad wieloma projektami David Allen przelał po wielu latach pracy konsultingowej w swojej książce. Jak sam wspomina po latach, znalazł swoje idealne zajęcie, mógł pomagać ludziom, a oni chcieli płacić za jego kosultacje.

Dla kogo jest GTD?

Teoretycznie jest dla każdego. Nie każdy jednak, jak zauważa twórca GTD w wywiadzie z Michałem Szafrańskim (link), będzie w stanie zastosować jej zasady. Niektórzy nie będą w ogóle czuć że muszą coś zmienić, a ich sprawy nie robią im takiego dyskomfortu aby je uporządkować w określony sposób.

GTD sprawdza się za to świetnie u osób które już zwracają uwagę na swoją produktywność i chcą ją dalej doskonalić. Jak mówi sam Allen, żywe zainteresowanie GTD przejawiają osoby już produktywne, z większymi aspiracjami i pozytywnie nastawieni. Oni widzą że dzięki tej metodzie ich działania wzniosą się jeszcze wyżej.

Podwaliny mojej produktywności

System Getting Things Done mogę uznać za fundament dla mojej osobistej produktywności. To była pierwsza książka która wprowadziła mnie w świat poprawiania organizacji pracy. Pomogła mi rozjaśnić i usystematyzować moje działania. Mam ją od 2010 roku i jest dla mnie odnośnikiem jak prosto zabierać się za sprawy do zrobienia.

System podoba mi się z dwóch powodów. Daje racjonalny sposób postępowania przy załatwianiu spraw, a także ma odniesienie do tego co siedzi nam w głowie, naszej psychiki. W skrócie: sprawia że możemy wyrzucić sprawy z głowy i skupić się na działaniu.

Główne Idee GTD

Na temat GTD możesz znaleźć masę artykułów, warto także zapoznać się z samo książką. Nie będę więc opisywał tego co tam znajdziesz. Skupię się raczej na głównych ideach które kierowały Davidem Allenem:

• twój umysł jest od tworzenia pomysłów, nie od przetrzymywania ich
• sprawy siedzące w głowie zamieniamy na zorganizowane projekty
• regularny i wszechstronny przegląd naszych intencji – niezamknięte „pętle” myśli przeszkadzają nam w następnych działaniach
• podjęte wyzwania zaczynają nami kierować – trzeba więc nadać im kierunek i odwrócić ten kierunek
• dążenie do efektu „umysłu jak woda” (Mind like water), swoistego balansu perspektywy spraw z ich kontrolą
• umysł operuje na bardziej produktywnym i kreatywnym poziomie
• używanie swojej energii do myślenia o sprawach do zrobienia, ale nie do ich rozpamiętywania

Schemat GTD i praca geodety

Tak naprawdę większość geodetów chyba posiada jakiś swój system organizacji zadań. Pracujemy bowiem na co dzień z przeróżnymi materiałami geodezyjnymi, a nasz zawód jest typowo analityczny. To co przynosimy do biura w formie operatów, map, szkiców, wykazów, plików itp. samo w sobie wymaga organizacji. Nikt nie lubi bałaganu, a sprawny system pozwala nam szybciej wykonać swoją pracę.

W swojej książce David Allen podaje schematy postępowań stosując metodologię GTD. Pozwoliłem sobie przerobić podstawowy schemat na potrzeby pracy geodety:

Jak widzimy główne 5 etapów GTD nie są jakoś super skomplikowane. Podkreślić należy parę spraw które są kluczowe dla tej metodologii:

• proces zbierania – materiały / sprawy nie mogą sobie leżeć nie uporządkowane, wymagają aktywnego porządkowania i analizy
• podejmowanie następnego działania – często na początku pracy wiemy że musimy wiele spraw załatwić, ale nie ustalamy następnego działania – mamy tu element skupienia się na tej jednej istotnej rzeczy
• aktywne przeglądanie projektów – ten aspekt jest wymogiem GTD – tylko regularnie przeglądając możemy podejmować decyzje jakie sprawy są już nie aktualne, co zmienić i w jakim kontekście planować pracę w założonych okresach czasu
• prowadzenie odrębnego projektu „Kiedyś / może” – wkładamy tam wszystkie sprawy które nie podlegają pod bieżące projekty, a do których chcemy wrócić w przyszłości
• podejmowanie decyzji o sprawach, zasada „2 minut” i delegowanie – często obawiamy się podejmować decyzje bez zbędnej zwłoki 😉 a to przyczynia się do nie zamknięcia Allenowskich „pętli myśli”

Skuteczne narzędzie

GTD to przede wszystkim skuteczne narzędzie. Działa dobrze, a system wymyślony przez Davida Allena z rynku amerykańskiego rozszedł się na cały świat. Jego firma konsultingowa ma zasięg globalny. To chyba najlepiej świadczy o skuteczności narzędzia GTD.

Owocami GTD jest też cała masa aplikacji komputerowych zawierających skrzynki spraw przychodzących („Inboxy”), podział na projekty i listy zadań. Z polskich deweloperów na pewno trzeba wyróżnić firmę Nozbe i ich aplikację o tej samej nazwie. Jej autor Michał Śliwiński był chyba jednym z pierwszych osób w Polsce aktywnie wykorzystując GTD. Zbudował na nim własne oprogramowanie i biznes.

Również Tasklist.pro, o którym pisałem niedawno w tym wpisie, posiada elementy GTD. Wpływające zlecenia geodezyjne na budowie trafiają początkowo do bufora. Przypisany koordynator projektu analizuje je i porządkuje przekazując dalej do realizacji.

System GTD Davida Allena możesz wykorzystać całościowo (polecam zapoznać się z książką) lub wybrać niektóre jego elementy. Pamiętaj, celem jest twoja efektywność i pozbywanie się stresu. GTD nie jest też żadnym antidotum na chaos, czy cudownym sposobem poprawy wyników w firmie. To zawsze zależy od nas. Można mieć dobre narzędzie, a i tak źle je wykorzystywać. Człowiek się uczy przez całe życie!

Na tym kończę część pierwszą o Getting Things Done na moim blogu. W części drugiej pokażę praktyczny sposób jak samemu zbudować sobie system oparty o GTD do zarządzania projektami i zadaniami w mojej ulubionej aplikacji Notion.

Zachęcam do subskrypcji newslettera, a dowiesz się pierwszy o nowych wpisach, a także będziesz miał dostęp do wszystkich szablonów które tworzę w Notion.

Pozdrawiam i dobrej pracy!