Witam!

W poprzednim wpisie o systemie Getting Thins Done (GTD) Davida Allena przedstawiłem skąd się wziął ten system planowania spraw do zrobienia i opisałem jego główne założenia i idee. Jeżeli jeszcze go nie przeczytałeś zachęcam. Pod tym linkiem znajdziesz wpis. W dzisiejszym wpisie przedstawię jak można dzięki GTD polepszyć planowanie pracy poprzez stworzony szablon w Notion.

Przerabiając schemat który możemy znaleźć w książce opisałem na nim jak może wyglądać GTD w ujęciu pracy geodety. GTD możemy stosować analogowo, za pomocą notesu i długopisu, aby zapisywać bieżące sprawy które siedzą nam w głowie.

Możemy także wykorzystywać przeróżne narzędzia cyfrowe, aplikacje, które usprawnią nam planowanie projektów. Wiele z nich jest już tak skonstruowanych, że posiada elementy metody GTD.

Dodatkiem do tego wpisu jest szablon który dostaniesz po zapisaniu się na newsletter!

Wykorzystanie Notion zgodnie z GTD

W dzisiejszym wpisie pokażę jak można stworzyć system do planowania zadań i organizacji spraw w aplikacji Notion. Ta aplikacja za pomocą swoich funkcji pozwala nam tworzyć struktury danych według własnych pomysłów. W praktyce wygląda to tak, że układamy jakby z klocków swój własny cyfrowy planer, czy strony z informacjami ujęte w relacyjne bazy danych.

Po więcej informacji o aplikacji Notion odsyłam do mojego wpisu tutaj. Jeżeli jeszcze nie jesteś zarejestrowany w Notion (nie masz konta) użyj tego linku i spróbuj.

Od 19 maja Notion jest w swojej podstawowej wersji darmowe – usunięto limit treści 1000 bloków. Można tworzyć i przechowywać nieograniczoną ilość treści. Także ten wpis piszę właśnie w Notion, a dostęp na wielu platformach (www, windows, android) daje mi nawet możliwość pisania stojąc w kolejce przed biedronką 😉

Dobra, ale przejdźmy do konkretów.

Nie będę tu tłumaczył wszystkich technicznych aspektów tworzenia treści w Notion, ponieważ ten wpis za bardzo by się rozciągnął. Opiszę za to podstawowe koncepcje, tak abyś znając już podstawy aplikacji (jak dodać stronę czy bazę danych itp.) mógł zbudować proponowany przez mnie system. Może zainspiruję cię i na podstawie mojej propozycji stworzysz coś swojego, bardziej rozbudowanego, z innymi rozwiązaniami. Jeżeli tak, podziel się swoim pomysłem w komentarzu!

Tworząc nasz system GTD do zapisywania zadań oprzemy się o takie elementy Notion jak:

• bazy danych z różnymi widokami (tabela, tablica, kalendarz) – wykorzystamy różne opcje wyświetlania stron – będziemy mieli dwie bazy zadania_gtd i projekty_gtd
• podstawowe strony (pages) – będą stanowić podstawową strukturę
• strony w bazach danych (posiadające swoje właściwości) – wybierzemy takie właściwości, które pasować będą do pracy geodety
• relacje pomiędzy bazami danych – połączymy je ze sobą
• skróty do baz danych – będzie można odwołać się do dowolnej bazy danych na innej stronie
• filtrowanie, sortowanie, grupowanie i ukrywanie kolumn ze stronami w bazach danych – po to aby nasze tabele odpowiednio wyglądały

System będzie się składał z 4 podstawowych stron:

Nasz schemat działania w Notion będzie się opierał o podstawy Getting Things Done, czyli:

• Zbieranie
• Analiza
• Porządkowanie
• Przegląd
• i Realizacja

Na potrzeby opisu tego systemu w Notion posłużę się przypadkowymi danymi. Ich zbieżność jest zupełnie przypadkowa 🙂

Zaczynamy.

Zbieranie

Na etapie zbierania będziemy używać strony skrzynka INBOX. Znajdziemy na niej odniesienie (skrót) do bazy danych z zadaniami. Większość właściwości tej bazy jest ukryta. Mamy tylko nazwę zadania, pliki i projekt. Zapisujemy zadanie z ewentualnym załącznikiem w pliku.

Dodajemy zadania poprzez wpisywanie w pierwszej kolumny zadania które chcemy zrobić:

W tym miejscu jedynie pozbywamy się spraw które siedzą nam w głowie. Wypisz wszystko o czym myślisz a co odnosi się do twojej pracy. Rób to za każdym razem kiedy czujesz że wszystkiego nie spamiętasz.

W zbieraniu chodzi o pozbycie się spraw które zakłócają twój spokój. Zbierz w skrzynce INBOX swoje zadania i materiały – możesz dodawać plik, jeśli potrzebujesz. Zauważ że każde zadanie to oddzielna strona w Notion. Możesz ją otworzyć i uzupełnić dowolnymi informacjami.

Skrzynkę opróżniamy poprzez przyporządkowanie zadania do projektu. Kiedy wybierzesz projekt odpowiedni filtr ukryje zadanie ze skrzynki INBOX:

Projektem nazywamy zbiór zadań odpowiadających danej pracy / robocie geodezyjnej. Zadaniem projektów jest scalanie spraw do zrobienia pod wspólnym celem. Projekt jest z założenia wielozadaniowy i rozłożony czasowo (nie da się zrobić wszystkiego na raz).

Jeżeli masz pojedyncze zadanie które nie jest powiązane z innymi, zastanów się czy przypadkiem nie może trafić do projektu MOŻE / KIEDYŚ. Jeżeli zadanie możesz wykonać w kilka minut – nie zapisuj tylko działaj!

W projekcie MOŻE / KIEDYŚ umieść wszystkie zadania które nie wymagają od razu działania. To zadania do których chcesz / możesz się odnieść w przyszłości.

Analiza

W powyższym przykładzie opróżniłem skrzynkę INBOX na jej dedykowanej stronie. Zostanie ona opróżniona za każdym razem kiedy do zadania przypiszemy projekt. Można to zrobić również w innych widokach bazy danych zadania_gtd.

Kiedy już skończyłeś zbieranie przychodzi czas na analizę. W tabeli zadań wypełnij ich właściwości.

Zadania analizujemy pod głównymi kryteriami: czas, Flaga (priorytet – działaj najpierw), kontekst pracy oraz osoba (powiązana z zadaniem).

Nie zawsze trzeba wypełniać wszystko. Zadanie nie musi mieć wybranych żadnych z tych właściwości. Pomoże nam to jednak później, na etapie przeglądu i realizacji.

Na etapie analizy szukamy odpowiedzi na pytanie – jaki ma być efekt, czego mi potrzeba do osiągnięcia celu?

Porządkowanie

Możemy przejść do porządkowania. Na początek posłużymy się stroną z projektami. Gdy tworzyliśmy zadania w miejscu skrzynka INBOX, mogliśmy tworzyć projekty, ale w innym relacyjnym widoku:

W tabeli projekty_gtd możemy przypisać dla każdego projektu odpowiednie właściwości – informacje które są dla nas istotne.

Mogą to być jakiekolwiek informacje które chcemy mieć przypisane do projektu – daty, nazwiska pracowników, nazwy klientów i urzędów. Tabela projekty ma ustawioną relację z tabelą zadań. W przyszłości możesz do projektu podłączać także inne tabele z baz danych np. sprzęt, pracownicy, firmowe auta itp. (ale o tym innym razem).

Systematyczny przegląd to jedna z głównych zasad GTD. Odpowiednia formuła wyliczy nam datę następnego przeglądu na podstawie daty ostatniego przeglądu i założony odstęp dni pomiędzy przeglądami.

Dobrze jest mieć stworzoną strukturę projektów przed dodawaniem zadań. Wiemy wtedy w jakich obszarach pracujemy, i gdzie będą trafiać zadania w skrzynce INBOX.

Jeszcze więcej porządku

Zrobimy teraz widok dodatkowy w tabeli zadania_gtd na stronie Zadania. Zaprowadzimy przez to jeszcze większy porządek. W domyślnym widoku „aktualne” mamy wszystkie zadania do zrobienia. Posortowane są według nazwy projektu i daty utworzenia zadania. W każdej bazie danych w Notion możemy rozbudowywać te widoki o inne elementy.

Na poniższym nagraniu pokażę jak dodać dodatkowe widoki w zadania_gtd, tak aby mieć pogrupowane zadania w widokach projektów:

Jak widzisz za pomocą duplikowania widoków bazy zadania_gtd w niecałe dwie minuty stworzyłem dwa dodatkowe widoki dla zadań w określonych projektach. Posiadając stworzony oddzielny widok na każdy projekt mamy widoczne tylko interesujące nas zadania.

Przegląd

Przechodzimy do najbardziej rozbudowanej strony w naszym schemacie „Przegląd pracy”.

Na tej stronie mamy same odniesienia do baz danych które są trzonem systemu, zadania_gtd i projekty_gtd. Mamy 5 sekcji tej strony:

• Projekty do przeglądu – tutaj pojawią się projekty których upływa data przeglądu – jeżeli uzupełniłeś datę ostatniego przeglądu i co ile dni chcesz robić przegląd, w odpowiednim dniu pojawi się w tym widoku projekt do przejrzenia
• Zadania z flagą – wszystkie zadania do zrobienia które mają oznaczenie flagi
• Zadania z datą – wszystkie zadania którymi nadaliśmy datę wykonania (ale jak mają flagę, będą sekcję wyżej)
• Zadania według kontekstu – zadania które mają nadany kontekst działań
• Kalendarz zadań – wizualne pokazanie na widoku kalendarza w ujęciu miesiąca zadań które mają przypisaną datę realizacji

Dodawanie bezpośrednio w widoku tabeli

Technicznie w każdym widoku bazy danych można dodawać nowe zadania, będzie to jednak wyglądało inaczej niż na stronie skrzynka INBOX.

Po wybraniu przycisku „New” który zawsze jest w prawym górnym rogu widoku bazy danych, wyskoczy nam widok strony (zadania) do uzupełnienia z wszystkimi właściwościami:

Zauważ, że w każdej sekcji z zadaniami mamy odniesienie (link) do bazy danych zadania_gtd. W Notion takie odniesienia dają nam możliwość ukazywać jedną bazę danych w różnych miejscach pod różnymi postaciami.

Strona przeglądu z założenia powinna służyć temu jak się nazywa, czyli przeglądaniu zadań bieżących lub priorytetowych. Pod tym kątem została zaprojektowana.

Widoki tabeli zadania zostały ustawione tak, aby nie wyświetlały się zadania bez przypisanego projektu.

Realizacja

Na ostatnim etapie metody GTD została nam już tylko realizacja. To już tak naprawdę zależy od tego kto będzie używał stworzonego przeze mnie schematu. Pamiętaj o głównych zasadach GTD:

• opróżnianie głowy ze spraw – zapisywanie ich w tabeli
• wybieranie następnych zadań, decydowanie które robimy od razu, które delegujemy lub odkładamy do „MOŻE / KIEDYŚ”
• działanie według kontekstu – kiedy chcemy któreś z naszych zadań (spraw) wykonać pod pewnym kątem – czyli np. chcemy pracować kameralnie, sprawdzamy w sekcji przeglądu co się tam znajduje pod takim kontekstem, mamy wysoką energię – podobnie. Wybieramy te zadania, na które pozwala nam sytuacja w danym dniu i jak się czujemy pod względem energii
• systematyczny przegląd projektów – kiedy powtarzasz wiele razy jakąś czynność, wchodzi ci ona w krew. Kiedy regularnie przeglądasz projekty, twoje myśli więcej krążą wokół ich celu. Podejmujesz lepsze decyzje i nie masz stresu, że coś może ci umknąć. Jesteś przygotowany o kilka kroków do przodu.

Czy Notion nadaje się do GTD?

Powyżej rozpisałem cały schemat jaki stworzyłem kierując się zasadami GTD, wykorzystując do tego aplikację Notion. Wykorzystałem jej „klocki” (blocks) z których się składa i ułożyłem je próbując zbliżyć się do ideału. Jednak czy ten schemat jest idealny? Na pewno nie. Notion nie jest narzędziem idealnym.

Może lepiej jest rozpisywać swoje zadania i projekty np. w aplikacjach specjalnie dedykowanych – Todoist, Nozbe lub TickTick? Z pewnością tak.

Jest jednak jeden motyw który wyróżnia Notion i powoduje że ja i miliony jego użytkowników wybrało tą aplikację.

Dokładanie następnych „klocków”. Twoich. Budowanie po swojemu, swojego narzędzia. Według własnych myśli, a nie według jednego wzoru. Właśnie takie założenie jest misją firmy Notion:

Dlatego zachęcam do pobrania mojego szablonu i przerobienia go po swojemu. Dodania więcej baz danych i dodatkowych informacji. Posłużenia się innymi elementami Notion, o których tu nie wspomniałem – jak np. praca zespołowa.

Budowanie swojego narzędzia do produktywności bez znajomości języków programowania. Tylko w Notion takie cuda 😉

Powodzenia i dobrej pracy!