Cześć! Tasklist to elektroniczna książka zleceń dla geodezji i laboratorium. Twórcy aplikacji to zespół Logik sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku (www.logik.net.pl). W dzisiejszym wpisie piszę o tym jak bardzo jest teraz potrzebna oraz jak możesz ją wykorzystać.

Pierwszy kwartał 2020 roku nie skończył się szczęśliwie jeżeli spojrzeć na sytuację ogólnoświatową. Pandemia koronawirusa jest stwierdzona niemal w każdym miejscu na świecie. Ryzyko infekcji wirusowej wymusiło na nas izolowanie się od innych ludzi. Kontakty sprowadzają się do jedynie koniecznych – praca, zakupy spożywcze i niezbędne wizyty u lekarza.

W takiej sytuacji niezbędne jest szukanie takich rozwiązań, które usprawnią i przystosują naszą pracę do wymagań zdrowotnych pozostawania w domu i w izolacji.

Właśnie takim rozwiązaniem jest praca zdalna. W XXI w. , w czasach globalnej wioski i powszechnej informatyzacji, staje się rozwiązaniem nie możliwym jeszcze do niedawna.

Tasklist.pro odnajduje się doskonale jako narzędzie wspomagające pracę zdalną.

Aplikacje do pracy zdalnej usprawniają nasze działania

Jestem wielkim fanem aplikacji usprawniających życie.

W związku z tym, wychodzę z założenia, że jeżeli w swojej pracy używa się komputera, to niezbędnym jest chociaż trochę wprowadzić w swój „workflow” aplikacje podnoszące poziom produktywności osobistej i zawodowej.

Tak naprawdę, czasy kiedy używaliśmy tylko fizycznych kalendarzy odchodzą powoli w przeszłość (choć i tak pisanie odręczne zawsze będzie miało dużą wartość, ale o tym innym razem). Na szczęście obecnie możemy wybierać wśród przeróżnych aplikacji do zarządzania zadaniami czy organizacji świata cyfrowych materiałów.

Trello, Evernote, Nozbe, Todoist, Twist, Dropbox, czy chociażby Kalendarz, Dysk i Dokumenty od Google. To moje wybory z ostatnich lat.

Przykładowo, moim ostatnim odkryciem o którym pisałem na blogu jest Notion. Kiedy powstawał ten wpis aplikacja wyceniana była na 800 mln $. Niedawno ogłoszono (link), że jej wartość podskoczyła do 2 miliardów dolarów (!). W szybkim tempie rynek aplikacji komputerowych rośnie z roku na rok.

Aplikację Tasklist używam w pracy na projektach budownictwa drogowego od ponad 3 lat. Ilość rozwiązań które oferuje jako elektroniczna księga zleceń doskonale się sprawdza. Szczególnie teraz gdy praca zdalna może uratować zdrowie.

Obserwując sytuację jak zmienia się technologia i system pracy na świecie, trzeba wyciągnąć właściwe wnioski. System pracy będzie się jeszcze bardziej przeobrażał z naciskiem na produktywność, stając się bardziej elastyczny, automatyczny i zdalny.

Dochodzimy więc do sytuacji, która sprawia że rozwiązania informatyczne do pracy zdalnej będą coraz częściej obecne w naszym życiu.

Już teraz nie trudno sobie wyobrazić narady koordynacyjne w zespołach, gdzie każdy używa tabletu zamiast tradycyjnych kalendarzy.

Nie inaczej jest w branży inżynieryjnej, także na kontraktach budowlanych. Już niedługo w Polsce powszechność BIM-u będzie skutkowała ciągłym koordynowaniem projektów w przeróżnych aplikacjach śledzących postęp prac.

Obieg dokumentów bez informatyzacji

Kiedy wspominam kontrakty budowlane sprzed lat (zaczynając moją pracę zawodową w 2006 roku), na większości nawet używanie maila nie było codziennością. Zdarzało się sporadycznie, od sprawy do sprawy. Zlecenia były przekazywane na miejscu, w biurze lub przez telefon.

Wyraźnie dostrzegam więc we własnej pracy skok w produktywności działań jakie dały nam aplikacje do pracy zdalnej.

Przykładowo kontrakt który współprowadziłem w latach 2011-2014 (stosunkowo niedawno) na którym zarządzanie zleceniami i obieg dokumentów wyglądał następująco (wypunktowałem najważniejsze kwestie):

• budowa 19 km drogi ekspresowej w centralnej Polsce podzielona była na 3 sekcje – na każdą sekcję była jedna wydrukowana „Księga zleceń geodezyjnych” z rubrykami do wypełniania przez kierowników odcinków
• kierownicy robót niezależnie dokonywali wpisów odręcznie
  • każdy o porze dnia w której akurat miał czas
  • taka księga musiała być zatem ogólnie dostępna, albo była pożyczana i wracała „w swoim czasie”
• wykonawca dokumentów geodezyjnych sporządzając operaty techniczne musiał oczywiście kierować się treścią zleceń. Niejednokrotnie musiał jednak czekać na to aż księga wróci do biura
• konieczne było pilnowanie numeracji zleceń, ich kolejności, dat powstania i wykonania zlecenia
• po paru miesiącach (najczęściej po ok. pół roku) papierowa wersja księgi zleceń stawała się czymś w rodzaju księgi od prac plastyczno – technicznych, tzn. zlecenia były w przeróżny sposób aktualizowane, dopisywane były treści w różnych kolorach i różnym rodzajem długopisów, czy dopinane były inne zewnętrzne kartki
• siłą rzeczy i wytrzymałości materiału papierniczego na koniec kontraktu taką księgę trzeba było odpowiednio ratować przez sklejanie i wymienianie w najlepszym wypadku okładki
• opracowane operaty techniczne wędrowały do odpowiednich przegródek w wyznaczonym miejscu, gdzie kierownik lub koordynator robót mógł (jeżeli pamiętał) odebrać je, i nie mając uwag oddać podpisaną kopię
• niejednokrotnie jakiś operat „zaginął w akcji”, czyli został zawieruszony razem z innymi dokumentami, co skutkowało koniecznością wykonania ksera kopii operatu, bądź ponownego jego przygotowania

Co zamiast papieru?

Następcą księgi zleceń w formie papierowej był arkusz kalkulacyjny, najczęściej w formacie XLS. Było to rozwiązanie idące w dobrą stronę, ale posiadało jednak także swoje problemy:

• zlecenia w jednej tabeli musiał wprowadzać przydzielony do tego koordynator prac
• koordynator musiał mieć ciągły kontakt z kierownikami prac i być na bieżąco informowany (częściowo malała odpowiedzialność kierownika prac za terminowość zleceń)
• arkusz kalkulacyjny był aktualny na dany dzień, a jego aktualizacja była odłożona w czasie
• wersja elektroniczna arkusza i tak była drukowana i rozpowszechniana po pracownikach budowy, co mogło powodować się bałagan
• w praktyce każdy korzystający z arkusza elektronicznego księgi zleceń posiadał własny sposób na produktywne zaznaczanie postępu zlecanych prac, przez co potrzebna była co parę dni koordynacja na linii wykonawca – zleceniodawca

Jakie problemy rozwiązuje Tasklist i jaką daje wartość?

Na bazie moich doświadczeń mogę dostrzec więc problemy które zostały wyeliminowane dzięki rozwiązaniom informatycznym w postaci aplikacji Tasklist:

PROBLEM	TASKLIST	WARTOŚĆ
łatwość uszkodzenia lub zniszczenia księgi zleceń	cyfrowa wersja, bezpieczna kopia zapasowa	teoretycznie niezniszczalna
dostępność księgi zleceń	dostępne 24h / dobę	dostęp o każdej porze dla wszystkich użytkowników
ilość osób korzystających z księgi	tworzenie dowolnej ilości kont użytkownika na projekt	system kompetencji osób zlecających
czytelność księgi i jej forma	zdefniowany formularz zlecenia	wyeliminowanie nieczytelności zleceń
numeracja zleceń	automatyczna funkcja nadawania numeru zlecenia	jednolity i logiczny system numeracji
umiejscowienie zleceń w czasie	automatyczna rejestracja daty przyjęcia zlecenia	wyeliminowanie wątpliwości odnośnie ram czasowych
dodawanie załączników do zleceń	przestrzeń wirtualnego dysku do przechowywania cyfrowych opracowań	przekazywanie załączników do zleceń, nie trzeba wszystkiego wypisywać
sporządzanie zestawień	pobieranie zestawień eksportowanych do pdf i xls	przyspieszenie sporządzania analiz i zestawień
odbiór dokumentów	opracowania gotowe jako pliki do pobrania przy zleceniu	dostęp online, praca zdalna
tworzenie kopii dokumentów	dokument cyfrowy dostępny dla użytkownika z uprawnieniem	nie trzeba generować ponownie dokumentów
zliczanie zleceń	statystyki zleceń	wiedza o wielkości zaawansowania projektu
archiwizacja księgi	wykonane zlecenia pozostają w archiwum do końca projektu	automatyzacja archiwizacji
powiadomienie o wykonaniu zlecenia	opcje statusu zlecenia, automatyczne powiadomienia o jego zmianie	wiedza na jakim etapie jest zlecenie
zarządzanie zleceniami	bufor zleceń, rola koordynatora	porządek i przejrzystość

Jak widzisz w powyższej tabeli, aplikacja taka jak Tasklist rozwiązuje masę problemów związanych z zarządzaniem i planowaniem działań geodezyjnych lub laboratoryjnych na budowie.

Co najbardziej jednak istotne w czasie zagrożenia epidemiologicznego, aplikacja pozwala na pozostanie w domu bez konieczności osobistego przekazywania zleceń czy odbioru dokumentów.

Kiedy możesz potrzebować Tasklist?

Tasklist sprawdza się głównie jako księga zleceń dla geodezji lub laboratorium na kontraktach budowlanych:

• średnio lub długo okresowych (kilka miesięcy – kilka lat)
• wymagających sporządzania dużej ilości dokumentów / badań
• kontraktach wielobranżowych, kiedy potrzeba koordynować podwykonawców

Tak naprawdę jednak jeżeli w swojej działalności potrzebujesz mieć aplikację, która wymaga listy zleceń z dołączonymi plikami, równie dobrze możesz dostosować Tasklist dla siebie.

Główne funkcje Tasklist to:

• automatyzacja procesu dodawania zleceń
• dowolna ilość użytkowników i przypisywanie im odpowiednich ról i kompetencji
• segregowanie zleceń według przypisanych kategorii, np. Branża, Obiekt, Rodzaj
• dodawanie załączników do zleceń
• funkcja buforu – koordynator projektu rozdziela zlecenia po użytkownikach i sprawdza poprawność informacji
• narzędzia sortowania, wyszukiwania i filtrowania zleceń
• współpraca z nadzorem
• śledzenie statusu zlecenia
• automatyczne powiadomienia na email
• kalendarz i statystyki projektu
• dostępność kilku wersji językowych

Jak wygląda Tasklist w praktyce?

Przyjrzyjmy się jak możesz wykorzystać Tasklist w codziennej zdalnej pracy:

• zlecasz pracę geodezyjną / laboratoryjną jako koordynator lub kierownik z dowolnego miejsca – może to być twój dom, auto, teren, wszędzie gdzie masz internet
• zlecenia dodajesz o każdej porze dnia,
• koordynator projektu Tasklist dba o porządek i przypisywanie zleceń do odpowiednich osób
• dostajesz powiadomienie mailowe o statusie zlecenia – wiesz na jakim etapie jest dana praca
• potrzebne dokumenty / opracowania / pliki masz dostępne do ściągnięcia pod numerem zlecenia
• opracowujesz je według potrzeb w zaciszu swojego domu
• wszystko znajduje się w jednym miejscu, nie musisz dodatkowo przesyłać opracowań między współpracownikami, jeżeli też mają dostęp do Tasklist

Teraz jest czas żeby działać

Mam nadzieję że choć trochę przybliżyłem aplikację Tasklist i jej funkcjonalność. Nakreśliłem ogólnie z jakimi problemami spotykamy się na etapie zleceń geodezyjnych na kontraktach budowlanych.

Jak pisałem jednak na wstępie, znaleźliśmy się obecnie w czasie pandemii wirusa COVID-19. Obecnie priorytetem dla każdego powinna być w miarę możliwości praca zdalna.

Dla osób pracujących na budowach, w biurach, aplikacja Tasklist sprawdzi się świetnie w koordynowaniu geodezji i laboratorium.

Należy pamiętać, że geodezja na budowie pełni bardzo ważną rolę. Wynoszenie projektu w teren oraz inwentaryzacje obmiarowe i powykonawcze to kluczowe elementy kontraktu.

Firma Logik, ze względu na sytuację z szalejącym wirusem, wychodzi na przeciw dokładając swoją cegiełkę w walce o nasze zdrowie.

Dla nowych użytkowników, oferowane jest wdrożenie aplikacji Tasklist i jej BEZPŁATNE użytkowanie na okres walki w kraju z COVID-19.

Wdrożenie systemu trwa 1-2 dni, a przeniesienie części pracy w tryb online z możliwością pracy zdalnej, przyniesie na pewno wymierne korzyści!

Jeżeli nie masz jeszcze u siebie na budowie tak nowoczesnej księgi zleceń, i jesteś zainteresowany, skorzystaj z poniższych danych kontaktowych:

kontakt email: Roman Węglicki tel. 507-788-913