Plany, cele, zadania

W dzisiejszym wpisie przedstawię jak planować cele w szerszym zakresie, jak również codzienne zadania. Przyjrzymy się w jaki sposób każdy z nas podchodzi do planowania, na co zwrócić uwagę i co przyczynia się do tego, że planujemy skutecznie, albo w ogóle.

Mój niedawny wpis na blogu „Getting Thing Done w pracy geodety” opisywał w jaki sposób można wykorzystać metodologię GTD do zarządzania sprawami do zrobienia. Ten sposób zbierania zadań w projekty i zarządzanie nimi jest ściśle określonym sposobem na planowanie pracy i spraw osobistych. GTD jest jednak tylko jednym z wielu (choć chyba najpopularniejszym) narzędziem do planowania.

Po co planować?

Planowanie porządkuje nasze działania. Dzięki temu mamy ogólny zarys tego, co chcemy aby się stało. Od planowania zaczynamy aby uniknąć chaosu. Przygotować się na to co spotka nas na obranej drodze. Planowanie jest częścią zorganizowanego życia. Specjaliści od produktywności będą podkreślać, że każda minuta włożona w planowanie, zaoszczędzi nam więcej czasu na etapie działania.

Na pewno planowanie samo w sobie jest większą lub mniejszą pracą, która może być bardziej istotna niż sam efekt planowania. Dwight Eisenhower, amerykański prezydent i generał z czasów II wojny światowej, mawiał:

Przygotowując się do bitwy, zawsze orientowałem się, że plany są bezużyteczne, ale planowanie jest nieodzowne.

Twierdził tak, ponieważ stworzony plan działań zawsze może się zmienić. Z różnych względów, zależnych od nas lub nie. Samo planowanie jednak pozwala nam przygotować się także na takie ewentualności. Początkowy plan zamienia się w wersję 2, 3, 4… ponieważ nie zmieniając planu będzie bezużyteczny.

Planując, porządkujemy także nasze myśli. Działamy na naszą podświadomość, która pomaga nam w kierunku naszych celów.

W jaki sposób każdy z nas planuje

Każdy z nas ma w życiu jakieś plany. Jest to podstawowa część naszej analitycznej natury. Kiedy zabieramy się za pracę, która jest większym przedsięwzięciem, plany są bardzo istotne. Budując dom, opieramy się na projekcie. Chodząc do szkoły, mamy plan zajęć. W pracy często mamy harmonogramy na których opieramy nasze działania.

Osobiście jednak, planując własne sprawy, nie robimy tego w jednakowy sposób. Jest to sprawa indywidualna, która przychodzi nam odruchowo, lub której się nauczyliśmy.

Różne generacje planowania

Stephen Covey w książce „Najpierw rzeczy najważniejsze” poklasyfikował podstawowe podejścia związane z planowaniem na trzy „generacje”:

• I generacja – podstawą są różnej maści „przypominacze” – karteczki z zadaniami, listy rzeczy do zrobienia czy nawet zapiski na dłoni ;). Bardziej lub mniej towarzyszą nam w ciągu dnia. Stanowią odniesienie do wypełniania obowiązków i sprawunków. Na koniec dnia nie skończone zadania przechodzą na następny dzień. Będąc w tej grupie planujemy pod wpływem ciągu zdarzeń, płyniemy z naszym indywidualnym nurtem.
• II generacja – w tej grupie planowanie łączymy z przygotowaniem. Wykorzystujemy więc kalendarz lub planer aby pisemnie zapisać swoje cele, zaplanować coś z wyprzedzeniem. Planowanie ma być skuteczne, tworzyć zobowiązania na wydarzenia i aktywności w przyszłości, które mamy odnotowane analogowo lub cyfrowo (w aplikacjach).
• III generacja – to planowanie, priorytety i kontrola. W tej grupie spędzamy czas na zastanawianiu się nad pytaniem „czego tak naprawdę chcę?”. Szukamy przyczyn naszych działań, patrzymy na to jakie mamy w życiu priorytety i wartości którymi się kierujemy. Dopiero na tej podstawie określamy krótko, średnio i długodystansowe cele. Nasze aktywności są ustawiane pod wartości którymi się kierujemy. Cały system planowania może być spisany pod różną postacią, od osobistych planerów do szczegółowo rozpisanych arkuszy z „planem drogi” prowadzącym do naszych celów.

Każda z tych grup pokazuje nam jak w różny sposób funkcjonujemy na tym temacie. Wszystkie podejścia dają nam wartość dodaną w postaci pozytywnej zmiany. Nasze podejście do planowania może ciągle się zmieniać, przez co możemy być raz w I generacji, raz w pozostałych.

Covey zauważa jednak że u podstaw naszych działań zawsze będzie luka jaka pojawia się pomiędzy chęcią „codziennego osiągania więcej w mniejszym czasie”, a robieniem tego co jest naprawdę ważne. Tego, co pozwoli nam żyć pełnią życia, gdzie rzeczy które robimy mają swoje głębsze znaczenie.

Co dodać do III generacji?

III generacja wydaje się być najbardziej rozwiniętą. W tej grupie mamy najbardziej przemyślany system pracy, wydaje się nam że ogarniamy wszystko. Kompleksowość systemu sprawia jednak, że potrafi on nas tak pochłonąć, że możemy stać się więźniami naszych planów, zadań, priorytetów. Jadąc na wakacje odczuwamy dyskomfort że zostawiamy nasz planer, a codzienne zadania przesłaniają nam rzeczywistość.

W takim przypadku Stephen Covey radzi aby planowanie zacząć od określenia swoich Misji i Ról w życiu. Dostrzega on problemy związane z III generacją planowania i proponuje aby rozszerzyć ją o większy horyzont:

• wypisz swoje Misje i Role w życiu
  • przykłady Misji: pomaganie innym, rozwój firmy, bycie najlepszym rodzicem, tworzenie czegoś, rozwój jakiejś umiejętności, utrzymywanie pokoju,
  • przykłady Ról: Żona / Mąż, Geodeta, Przedsiębiorca, Ojciec, Wojownik
• trzymaj się 2 ćwiartki Matrycy Eisenhowera – Ważne / Nie pilne
• każdy swój tydzień planuj w oparciu o rzeczy najważniejsze z punktu widzenia swojej Misji i Roli w życiu

Jak sam planowałem na przestrzeni lat

Osobiście patrząc na swój własny system planowania, większość czasu byłem w I generacji. Przez okres edukacji i pierwszej pracy po studiach moje planowanie ograniczało się do pamiętania o rzeczach do zrobienia w krótszej czy dłuższej perspektywie. Nie planowałem swoich celów, czasem korzystałem z kalendarza do zapisywania najważniejszych wydarzeń.

Jak większość z nas każdego roku mniej więcej określałem swoje postanowienia noworoczne. Które oczywiście się nie spełniały, podobnie jak z tej zabawnej rozpiski z internetu:

Sytuacja odwróciła się na przestrzeni ostatnich lat. Odkąd poznałem system GTD, zacząłem bardziej interesować się rozwojem osobistym i tym jak można pracować produktywniej. Planowanie jest jednym ze składników intencjonalnego życia. Planując bierzesz sprawy w swoje ręce i mimo że efekty mogą być różne, to sam już wysiłek sprawia że się rozwijasz.

Zacząłem więc bardziej określać swoje cele, wchodząc bardziej w III generację planowania. Od 2017 roku kierowałem się systemem który opracował Mirek Burnejko, przedsiębiorca działający w IT i kursach internetowych. Jego autorska metoda Trzy Poziomy (www.trzypoziomy.pl) pozwoliła mi po raz pierwszy usystematyzować i nadać kierunek moim celom. Proste zasady i rozpiska lat / miesięcy w excelu były dla mnie ciekawym podejściem rozwijającym umiejętność planowania.

Jeżeli chcesz zobaczyć jak Mirek planował rok 2020 swoją metodą, sprawdź to nagranie:

Moje Trzy Poziomy

Metoda Trzy Poziomy jest fajna i sprawdza się dobrze. Jeżeli jeszcze wcześniej w ogóle nie planowałeś nic w swoim życiu (a chcesz), będziesz nią nawet zachwycony. Mogę ją szczerze polecić, a więcej dowiesz się na stronie firmowej Mirka Burnejki akademia.pl gdzie możesz kupić różne kursy online.

U mnie jednak mimo szczerych chęci, większość miesięcy w excelowej rozpisce świeciło się na czerwono. System systemem, a codzienna rzeczywistość wygrywała z celami i zadaniami. Zacząłem zastanawiać się czemu mimo świetnego systemu (III generacja jak nic), ustalonych zadań (wtedy jeszcze w Nozbe), tak mało celów posuwało się do przodu.

Odpowiedzi nie szukałem długo. Była też w wspomnianej wcześniej książce Coveya. Oto czemu moje planowanie było nie skuteczne:

• nie określiłem swojej Misji i Roli,
• skupiałem się na ustalonych zadaniach nie uwzględniając rzeczywistości – przez ostatnie 3,5 roku zostałem tatą trzykrotnie, a moje kroki na drodze do celów nie były dopasowane do zmieniających się okoliczności
• nie uwzględniłem osobistych predyspozycji takich jak cechy osobowości czy własne nawyki (nad którymi też można popracować),
• pominąłem rzeczy najważniejsze (a od tego trzeba zacząć),
• nie pomyślałem o poziomie energii wynikającej wprost z aktualnego stanu zdrowia – im gorszy miałem okres w obszarze zdrowia tym gorsza produktywność,
• wybierałem zadania z którymi nie do końca się utożsamiałem – idąc na ilość nie na jakość,
• system nie odpowiadał mojemu stanowi umysłu na tamten czas – fajnie opisała to Beata Pawlikowska w jednej ze swoich książek:

Czy traktuję więc moje doświadczenia jako porażkę, bo system się nie sprawdził? Absolutnie nie, ponieważ nauczyłem się wiele. Być może gdyby nie te moje próby nie czytałbyś teraz tego wpisu. Po różnych potknięciach, poniżej przedstawiam moje rozwiązanie na to aby planowanie było zgodne z indywidualnymi predyspozycjami.

Planowanie według zasady od ogółu do szczegółu

Jeżeli jesteś geodetą, musisz pamiętać z czasu edukacji w szkole lub własnej praktyki zawodowej zasadę „od ogółu do szczegółu”. Jeżeli nie, wyjaśnię w skrócie.

Zasadę tą stosuje się przy pomiarach i obliczeniach geodezyjnych, dla zachowania priorytetu dokładności. Wychodząc od elementów bardziej dokładnych przechodzimy do szczegółów zmniejszając dokładność. Jeżeli postępowalibyśmy odwrotnie, okazałoby się że suma elementów szczegółowych może przekroczyć element ogólny. Czyli mielibyśmy błąd w obliczeniach.

Alegorycznie pokazuję jak zasadę „od ogółu do szczegółu” można zastosować do określenia kierunku postępowania przy pracy nad własnym systemem do planowania. Poniżej schemat.

Zaczynając planowanie swoich celów zacznij od rzeczy najważniejszych, przechodząc od ogółu (własne predyspozycje) do szczegółu (narzędzia w których zapisujesz swoje zadania). Jeżeli przyjmiesz inny kierunek, twój system nie będzie kompleksowy (III generacja), ani spójny (zatrzymasz się na poziomie szczegółu). Jak bowiem można np. ustalać listy zadań, bez znajomości celu i tematu działań oraz tego czy w ogóle jest to zgodne z naszymi przekonaniami?

Uwzględnij więc swoją indywidualną sytuację. Musisz to zrobić aby nie stać się więźniem swoich własnych postanowień. Zwróć uwagę na:

• planowanie to sprawa ciągle się zmieniająca – nie obawiaj się zmian
• twoja psychika jest ważniejsza niż nawet najlepszy system, gorzej niż rozleci się psychika niż system planowania
• wybór narzędzi jest sprawą osobistą – jedni będą zadowoleni z notesu i długopisu, inni będą tylko używać narzędzi cyfrowych
• liczy się zaangażowanie – jeżeli coś nie wychodzi, zatrzymaj się i popraw swój system planowania, zamiast rezygnować
• dopasuj swoje planowanie do własnego życia – jeżeli masz dzieci, musisz znaleźć czas inaczej niż jakbyś był singlem
• działanie jest zawsze najważniejsze od jakichkolwiek planów – poświęć więcej czasu na działanie niż planowanie

Szablon w Notion

Wszystko to o czym powyżej napisałem możesz zrobić w formie analogowej – kartka, długopis i działasz. Ja jednak korzystam z mojej (ciągle 😉 ulubionej apki – Notion. Przygotowałem szablon który dostaniesz razem z innymi materiałami, po zapisaniu się na newsletter. Jeżeli nawet nie zastosujesz go w Notion, na pewno zainspiruje cie do stworzenia własnego sposobu na system planowania celów (screeny szablonów poniżej).

Na dziś to tyle. Powodzenia w pracy nad własnymi celami!!