Aplikacja Notion (www.notion.so) to moje odkrycie 2019 roku. Nie polubiłem jej jednak od razu. Od lat używałem innej aplikacji do notatek cyfrowych – Evernote, który robił swoją robotę dobrze.

Pewnego razu natrafiłem gdzieś w internecie na porównanie tych dwóch systemów. Po spróbowaniu Notion zniechęciłem się jednak gdyż miałem oczekiwania że Notion będzie po prostu lepszym Evernotem.

Tymczasem Notion to coś zupełnie innego, choć ma dużo cech konkurenta. Za drugim podejściem aplikacja wciągnęła mnie na dobre. Musiałem jednak zmienić moje podejście i przyswoić sobie oryginalny ekosystem, gdyż potrafi być jednocześnie prosty i wymagający.

Notion nazwałem nawet sobie „notatnikiem na sterydach”, ponieważ oprócz cyfrowych notatek oferował o wiele więcej.

Czym jest zatem Notion?

Notion to przede wszystkim unikalny system do produktywności. To platforma łącząca elementy aplikacji do zarządzania zadaniami i projektami, kalendarza, excela i tworzenia stron www.

Aplikacja jest rozwijana od 2016 roku w San Francisco. Jej twórcy to Ivan Zhao i Simon Last, którzy przy wsparciu inwestorów zaczęli rozwijać swój start-up w niewielkim zespole.

Stosunkowo młody start-up dzięki unikalnemu pomysłowi na aplikację szybko zyskał zainteresowanie odbiorców. We wrześniu 2019 r. twórcy Notion poinformowali, że liczba użytkowników przekroczyła milion osób. Firma wyceniana jest obecnie na 800 milionów dolarów.

Potencjał platformy

Używając Notion tylko do krótkich notatek, nie wykorzystamy jego pełnego potencjału. Lepszy będzie wspomniany wyżej Evernote, lub np. Google Keep. Potencjał tkwi w narzędziu skrojonym według określonej filozofii.

Jak mówią sami twórcy, ich aplikacja jest nie tylko narzędziem do robienia rzeczy, ale przede wszystkim narzędziem do myślenia.

Drugą sprawą którą podkreślają to nacisk na design i UX (doświadczenie użytkownika). Tak samo jak zwracamy uwagę jak ostry jest nasz kuchenny nóż, tak samo zwrócimy uwagę jak dobra jest aplikacja / program który chcemy używać.

Główne cechy systemu:

• tworzenie wielopoziomowych stron (pages), w których możemy dowolnie umieszczać multimedialne materiały
• relacyjne bazy danych z różnymi widokami (tabele, listy, tablice, galeria)
• praca w zespole – wspólne tworzenie i wymiana komentarzy
• łatwość udostępniania opracowanych w Notion stron

Czym nie jest Notion?

Na pewno nie jest stricte notatnikiem cyfrowym czy edytorem tekstu. Posiada wszystkie niezbędne funkcje służące edycji, ale nie to jest w nim najważniejsze. Nie jest jak MS Word czy Dokumenty Google. Nie jest też aplikacją tylko do tworzenia list zadań (to-do lists).

Myśląc o Notion musimy spojrzeć całościowo jako na narzędzie pozwalające nam samemu określić jakie elementy chcemy mieć w swojej przestrzeni pracy.

Po co używać Notion?

Aplikacja jest kombajnem do produktywności. Możemy w niej tworzyć treść, którą będziemy opracowywać w zespole i którą łatwo udostępnimy np. wewnątrz naszej firmy. Tabele z bazą danych pomogą w określaniu harmonogramu zadań, a listy zadań w projekcie pomogą użytkownikom w planowaniu pracy.

Wady i zalety które zauważyłem korzystając z Notion

Jakie masz opcje rejestrując się w Notion

Od 19 maja tego roku (edytuję ten wpis bo zaszły zmiany) Notion w podstawowym planie Personal jest całkowicie darmowy. Ograniczeniem jest jedynie wielkość przesyłanego pliku – maksymalnie 5 mb. Wcześniejszy plan darmowy przewidywał maksymalną ilość bloków edycyjnych w ilości 1000 sztuk.

W pozostałych opcjach musimy już płacić więcej. Wersja osobista pro (Personal Pro) to min. 4$ miesięcznie (w ujęciu rocznym). Nie mamy jednak już możliwości pracy w zespole – od tego jest opcja Teams. Zatem:

• Personal – darmowa opcja platformy (bez limitu bloków)
• Personal Pro – przestrzeń bez limitów dla jednej osoby
• Team – praca w określonym liczbowo zespole
• Enterprise – według własnych preferencji do pracy w większych zespołach

Notion daje możliwość na starcie uzbierać kredyt w wysokości 26$ (poprzez różne aktywności na platformie). Możemy go także powiększać zapraszając znajomych przez email lub link.

Wybierając opcję płatną po odjęciu początkowego kredytu wychodzi w polskiej walucie jakieś 80-90 złotych na rok subskrypcji Notion.

Jak ja używam Notion?

Notion służy mi do poprawy mojej osobistej produktywności, planowania, a także jako narzędzie organizujące interesujące mnie materiały i tworzenie na ich podstawie bazy danych.

Nie jestem jednak fanem „przenoszenia” swojego życia do tej lub podobnych aplikacji i nie używania innych. Listy czytanych książek trzymam w Goodreads, Todoist pilnuje moich rzeczy do zrobienia, a Excel spina mój budżet rodzinny. Są jednak obszary działań do których Notion dla mnie nadaje się idealnie:

• Planowanie ogólne – ustalam cele miesięczne i roczne w trzech kategoriach osobiste, rodzina i praca
• Rozplanowanie tygodnia – listy rzeczy do zrobienia na każdy dzień
• Planowanie szczegółowe – np. ustalam jakie treści będę umieszczał na blogu, lub co potrzebuję organizując wyjazd na urlop
• Tworzenie „drugiego mózgu” – brzmi strasznie, ale pod tym pojęciem zapisuję po prostu wszystkie interesujące mnie materiały, żeby później je przejrzeć i móc odświeżyć we własnej pamięci
• Tworzenie „rezonatora” – tworzę listę rzeczy które „rezonują” ze mną kiedy się z nimi zapoznałem – może to być książka, artykuł, podcast, osoba – ideą jest zapisanie kluczowych punktów które chcę wynieść z jakiejś nauki (pomysł zgarnięty od youtubera Ali Abdaal)
• Nauka – buduję własne strony „wiki” z materiałami które mogę wykorzystywać jako pomoc do nauki
• tworzę swoje bazy danych o piosenkach, czy przepisach kulinarnych
• Tworzenie stron do udostępnienia – gdy potrzebuję mieć stworzoną stronę z treścią którą chcę się dzielić
• przechowywanie plików do udostępniania

Jak możesz wykorzystać Notion w pracy geodety?

Notion mimo oryginalnej struktury i systemu tworzenia przestrzeni do pracy, na pewno nie jest dla każdego. Jeżeli używasz Evernote, Excela czy innych narzędzi / aplikacji i dobrze się sprawdzają, świetnie.

Jeżeli jednak będziesz chciał spróbować, oto przykłady co możesz zbudować w Notion:

• prowadzenie bazy danych z robotami geodezyjnymi
• prowadzenie list pracowników
• archiwizowanie dokumentów, przechowywanie plików i ich udostępnianie innym
• określanie zadań do zrobienia tygodniowych / miesięcznych
• planowanie następnych działań
• prowadzenie kalendarza z ważnymi datami
• osobisty CRM – zarządzaj kontaktami osobistymi lub firmowymi
• tworzenie list sprzętu w firmie
• organizacja zadań na projekcie w formie kanban
• komunikacja w zespole pracując zdalnie
• budowanie własnej bazy wiedzy, checklist, instrukcji postępowania dla pracowników
• tworzenie treści online – np. stronę z informacjami o firmie można łatwo zedytować i podpiąć pod własną domenę

Co najważniejsze, budując w/w treści w Notion masz wszystko w jednej przestrzeni roboczej, którą kształtujesz według własnego pomysłu na układ stron i treści.

Jak zacząć pracę w Notion?

Twórcy aplikacji prowadzą na youtube kanał z filmami opisującymi funkcje systemu. Pod tym linkiem możemy się z nimi zapoznać (jeżeli nie znasz jezyka angielskiego włącz napisy w ustawieniach youtube).

Polecam zapoznać się na początek z podstawami tworzenia notatek:

A następnie z typami treści (bloki) z których tworzymy strony:

Sprawdź tą stronę w której wstawiłem większość podstawowych bloków z których możesz korzystać.

Pozostałą wiedzę o Notion najlepiej zdobywać stopniowo wraz z budowaniem swoich stron i baz danych. Rozbudowana strona wiki w pomocy pozwala na zgłębianie każdego interesującego nas elementu.

Prezent dla Ciebie

Mam nadzieję że choć trochę zainteresowałem cię aplikacją Notion.

Jeżeli chcesz się zarejestrować w Notion użyj poniższego linku:

> Mój link polecający <

Jest to link afiliacyjny z programu Earn Credit, dzięki niemu przy rejestracji dostaniesz dodatkowe 10$ wirtualnego kredytu, a na moje konto w Notion (nie bankowe 😉 trafi 5$.

Mam też stworzoną bazę danych o aktach prawnych, które co rok publikuje Główny Urząd Geodezji i Kartografii. Znajdziesz tam wszystkie ustawy i rozporządzenia które wymagane są dla osób ubiegających się o uprawnienia zawodowe.

Stworzona przeze mnie w Notion baza pomoże ci łatwo wyszukiwać, przeglądać, grupować, filtrować i sortować informacje o aktach prawnych według określonych kategorii, jak np. zakres uprawnień czy temat ustawy / rozporządzenia.

Możesz wykorzystać tą bazę np. do nauki do uprawnień zawodowych lub szybkiego odnajdywania potrzebnych zapisów w aktach prawnych.

Jeżeli zasubskrybujesz newsletter Bloga Kurs Geodety otrzymasz tą bazę gotową do skopiowania na swoje konto Notion razem z instrukcją.

Powodzenia w pracy! Pozdrawiam!